GTD es la abreviatura popular de “Getting Things Done” cuya traducción literal al castellano viene siendo “dejando las cosas hechas“, un sistema innovador de gestión, tanto personal como profesional, que transforma el estrés y sobrecarga de trabajo o cosas que hacer en un sistema controlado de productividad libre de estrés.

Su creador, David Allen, lleva trabajando en ello desde el año 1983 y, desde entonces, ha seguido probando y perfeccionando las técnicas y principios que hoy conocemos como GTD, un poderoso método para gestionar los compromisos, la información y la comunicación.

Suyo es el libro titulado con el mismo nombre “Getting Things Done” y que en castellano ha sido titulado “Organízate con eficacia”.  Este sistema pionero y altamente probado es el resultado de los más de 20 años que David lleva enseñando sus programas de organización a más de medio millón de personas a nivel internacional. Ello ha merecido su reconocimiento mundial en la gestión personal y productividad de los personajes y empresas más brillantes del mundo.

GTD es un sistema algo sofisticado pero no complicado, a mi modo de ver. Se trata de saber gestionar con sentido común y de manera inteligente los compromisos de cada uno, organizados y revisados de manera sistemática y de manera que se puedan enfocar de forma clara y así poder visualizarlos desde diferentes ángulos para saber cómo afrontarlos en cualquier momento. Lo que más me gusta de este sistema es que descargas todo lo que tienes en tu cabeza en él, de manera que sientes un gran alivio de “todas las cosas que tengo que hacer” ya que lo vuelcas todo en el sistema y aprendes a controlarlo.

A grandes rasgos GTD te enseña a gestionar las siguientes tareas:

• La captura de cualquier cosa, compromiso, trabajo, proyecto, etc… que se tenga que hacer.
• La definición de acciones concretas y próximos pasos a seguir con esas cosas que tenemos que hacer para transformarlas en resultados concretos.
• Organizar la información y crear recordatorios de manera más racional, en categorías o listas apropiadas en función de cómo y cuándo se necesita acceder a ellas.
• Liberar tu mente de “cosas que hacer” y aprender una metodología para hacer dichas cosas.

La aplicación de GTD alivia la sensación de saturación, infunde confianza y libera una corriente de energía creativa. El sistema se adhiere estrictamente a los principios fundamentales de la productividad al tiempo que permite gran libertad en el “cómo”.

Yo llevo poco tiempo aplicando este método en mis quehaceres diarios y ya he notado un cierto impulso y una cierta mejora en cuanto a productividad se refiere, por lo menos es increíble lo tranquilo que me siento sabiendo que todo lo que tengo que hacer lo tengo perfectamente organizado y sé cómo, cuándo y de qué manera voy a afrontarlo.

Si quieres ampliar más información sobre GTD existen varios blogs en castellano muy recomendables y donde se puede aprender gran cantidad de cosas. Aquí os dejo los tres que más consulto, por orden de preferencia:

• ThinkWasabi – El blog del amigo Berto Pena. Es mi sitio preferido sobre productividad personal, sus entradas son claras y concisas y me siento, por desgracia, muy identificado con lo que “no debemos hacer” si queremos ser productivos.
• El Canasto – De los primeros en hablar de productividad y GTD en castellano. Muy recomendable.
• Dutudú – Otro gran blog donde encontrarás mucho contenido sobre productividad y gestión personal.

Enlaces recomendados sobre GTD

Podría explicar más a fondo qué es GTD, pero habiendo grandes profesionales que ya lo han hecho antes, prefiero aportar sus enlaces ya que considero que lo explican todo de una manera más completa y clara de lo que lo puedo hacer yo. Ahí van:

• GTD Fácil en ThinkWasabi
• Getting Things Done: cómo mejorar la productividad del CIO y su equipo (PDF) en ePEnteo por José Miguel Bolivar de Optima Infinito
• Getting GTD Done en El Canasto – algunos consejos para llevar GTD a la práctica sin perderse por el camino

¿Qué? ¿Te animas a GTDear?

Ya han pasado un par de meses o tres desde que decidí aplicar la metodología GTD en mi organización personal y, he de decir, que el resultado no ha podido ser más óptimo.

Estoy bastante contento con lo que he logrado hasta ahora, aunque todavía me queda mucho por recorrer. Y es que no sólo es aplicar la nueva metodología, también hay que cambiar muchos hábitos, o mejor dicho, “malos hábitos” que uno ha heredado de mucho tiempo atrás en el que, no voy a decir que hacía mal las cosas, pero sí de una manera bastante menos productiva que ahora. Esto es lo complicado, cambiar la mentalidad de cómo hacías las cosas antes y como las debes hacer ahora.

Algo que me ha ayudado mucho es haberlo hecho “progresivamente” y sin marcarme una fecha para el cambio, primero leí el libro, luego leí muchos blogs sobre productividad y GTD y, finalmente, probé hasta la saciedad muchas aplicaciones, sistema de notas, apuntes, agendas electrónicas y todo lo que estuviera a mi alcance para gestionar mis tareas. ¡Finalmente lo he conseguido!

Paso a enumerar cuales son las herramientas que uso ahora para gestionar mis tareas:

1. Bloc de notas y bolígrafo. Para anotar de forma rápida y breve las cosas que me van surgiendo.
2. Remember the Milk. Aplicación web para le gestión completa de las tareas. Muy recomendable.
3. Teléfono Blackberry 8310. Uso el programita por defecto de lista de tareas el cual sincronizo automáticamente con RTM (Remember The Milk) a través de un plugin proporcionado por ellos.
4. Gmail. Para el correo electrónico. Todas mis cuentas las gestiono desde aquí para así evitar estar cambiando de una ubicacióna otra. También puedo consultar el correo desde la Blackberry.

¡Eso es todo! Parece sencillo, y lo es, pero también he de reconocer que adaptarse tiene sus complicaciones. Más adelante iré explicando cómo uso estas herramientas, si veo que con ello ayudo a alguien, aunque  esto de las herramientas es muy subjetivo. Lo propio es que cada cual utilice las que más se adapten a sus necesidades y quehaceres diarios.

Cambia tu vida

Bueno, pues me ha costado mucho tiempo y dolores de cabeza el decidirme a cambiar algunos hábitos, malos hábitos, que he ido adoptando en los últimos años. A grandes rasgos y para no aburrir primero he de decir que hasta hace unos pocos años era una persona muy organizada, tranquila, estable y a quien las cosas le preocupaban lo justo. No solía ser catastrofista ni ponía el grito en el cielo bajo ningún concepto. Iba a trabajar, quedaba con mis amigos, disfrutaba de mis aficiones y vivía felizmente con mi novia.

Pero todo ha cambiado. Dejé un puesto de trabajo fijo en el 2003 para iniciar un proyecto propio con mucha ilusión y junto a mi novia. Los primeros 2-3 años todo fue a pedir de boca, muy bien, aunque la cosa fue cada vez apagandose más y más… No el negocio, sino nosotros. He intentado reflexionar acerca de porqué mi estado anímico cambió tan radicalmente, y aunque más o menos sé porqué bajé la guardia, lo cierto es que ahora soy menos feliz que antes, soy muy desorganizado, me cuesta iniciar alguna actividad y he dejado de ver tanto a mis amigos como hacía antes. Hace cerca de un año vendimos el negocio y nos trasladamos a vivir a un sitio más tranquilo ya que estábamos agobiados de tanto estrés. Ahora es cuando empiezo a ver las cosas más claras, pero necesito también verlas desde otro punto de vista, necesito ORGANIZACIÓN.

Llegados a este punto, y debido a mi afición y fascinación desmesurada a los ordenadores e Internet, empecé a buscar información acerca de alguna metodología para la organización, algún sistema que me permitiera ordenar de algún modo mi vida y mis quehaceres diarios ya que notaba diariamente que las cosas se me escapaban de mi cabeza y dejaba de hacer cosas porque las olvidaba o porque daba prioridad a lo que me gustaba y entretenía y dejaba de hacer las cosas más fastidiosas o menos interesantes. Encontré información muy variada sobre cómo organizarse mejor, como manejar un calendario, cómo mantener una lista de tareas, etc… Pero no me encontraba, ni me encuentro realmente bien con ninguna de estas metodologías.

Así fue como me he ido metiendo en los últimos meses en lo que yo llamo “el camino de la productividad”. A base de buscar y buscar fui a dar con un libro que me ha cambiado la forma de plantearme las cosas, y me he sentido tan identificado con él, que ahora lo tengo siempre encima del escritorio y lo consulto con frecuencia. El libro no es otro que el famoso Organízate con eficacia de David Allen. Quizá sería muy fuerte decir que la metodología y las pautas que se marcan en el libro van a cambiar mi vida, muchos creerán que estoy loco o que me falta un hervor, pero en realidad yo creo que va a ser así. El libro lo terminé de leer en Marzo y desde entonces no paro de leer webs y blogs que informan y hablan sobre GTD, acrónimo de “Getting Things Done”, que es como se titula el libro en inglés.

Bien, pues todavía no he empezado a utilizar GTD en mi vida diaria (aunque estoy a punto) en primer lugar porque he estado probando y decidiendo sobre diferentes herramientas para implementarlo, y en segundo lugar porque estoy pensando en utilizar este blog, mi blog personal, como plataforma para aprender lo máximo posible sobre productividad y GTD. Considero que no hay mejor forma de aprender un sistema o una metodología que escribir sobre ella y utilizando además ejemplos propios que me pueden ocurrir en la vida diaria.

Y por último decir que no sé si esto llegará a buen puerto, no sé si tendré éxito en mi nuevo reto de “cambiar las cosas” pero, por lo menos, lo habré intentado.

Imagen | Jessica Mulley