GTD: Doy un giro de 180 grados a mi vida (II)
03/09/2009 
2 Comentarios
Ya han pasado un par de meses o tres desde que decidí aplicar la metodología GTD en mi organización personal y, he de decir, que el resultado no ha podido ser más óptimo.
Estoy bastante contento con lo que he logrado hasta ahora, aunque todavía me queda mucho por recorrer. Y es que no sólo es aplicar la nueva metodología, también hay que cambiar muchos hábitos, o mejor dicho, “malos hábitos” que uno ha heredado de mucho tiempo atrás en el que, no voy a decir que hacía mal las cosas, pero sí de una manera bastante menos productiva que ahora. Esto es lo complicado, cambiar la mentalidad de cómo hacías las cosas antes y como las debes hacer ahora.
Algo que me ha ayudado mucho es haberlo hecho “progresivamente” y sin marcarme una fecha para el cambio, primero leí el libro, luego leí muchos blogs sobre productividad y GTD y, finalmente, probé hasta la saciedad muchas aplicaciones, sistema de notas, apuntes, agendas electrónicas y todo lo que estuviera a mi alcance para gestionar mis tareas. ¡Finalmente lo he conseguido!
Paso a enumerar cuales son las herramientas que uso ahora para gestionar mis tareas:
- Bloc de notas y bolígrafo. Para anotar de forma rápida y breve las cosas que me van surgiendo.
- Remember the Milk. Aplicación web para le gestión completa de las tareas. Muy recomendable.
- Teléfono Blackberry 8310. Uso el programita por defecto de lista de tareas el cual sincronizo automáticamente con RTM (Remember The Milk) a través de un plugin proporcionado por ellos.
- Gmail. Para el correo electrónico. Todas mis cuentas las gestiono desde aquí para así evitar estar cambiando de una ubicacióna otra. También puedo consultar el correo desde la Blackberry.
¡Eso es todo! Parece sencillo, y lo es, pero también he de reconocer que adaptarse tiene sus complicaciones. Más adelante iré explicando cómo uso estas herramientas, si veo que con ello ayudo a alguien, aunque esto de las herramientas es muy subjetivo. Lo propio es que cada cual utilice las que más se adapten a sus necesidades y quehaceres diarios.
Hola Jaime,
Estoy en un caso parecido al tuyo, (RMT, gmail y HTC Magic), después de unos días de uso me surgen las siguientes dudas:
¿Cómo gestionas las tareas que son repetitivas?
Estoy acostumbrado a ver en un calendario las citas fijas de horario y en el calendar no se ven de un simple vistazo las generados por RMT y por lo tanto tampoco en la HTC Magic. ¿Cómo lo gestionas tú?
Y por último para no cansar, estoy acostumbrado a gestionar proyectos grandes que se basan en muchas tareas ligadas unas con otras. ¿Alguna solución?
Muchas Gracias.
Hola Juan Manuel,
Ante todo, muchas gracias por dejar tu comentario en el blog.
Si no entendí mal, veo que creas las citas repetitivas en RTM y luego las envias a Google Calendar para sincronizarlas también en la HTC Magic. He de decirte que así nunca te funcionará bien, ya que RTM está pensado para gestionar tareas solamente aunque se pueda sincronizar con un calendario, pero como dicen sus creadores, ése no es su fuerte.
Yo lo que hago es usar Google Calendar para las citas y RTM sólo para las tareas, aunque también actualizo RTM desde Calendar pero en su propio módulo. Por un lado sincronizo Google Calendar con la Blackberry (usando Google Sync) y por otro lado sincronizo RTM con la blackberry (usando MilkSync). De esta manera podrás visualizar perfectamente tanto las tareas repetitivas como las citas repetitivas y se visualizará todo correctamente. Eso sí, cuando uso la blackberry uso también dos aplicaciones por separado, por un lado el calendario (solo para las citas) y por otro la aplicación de lista de tareas que tiene la blackberry, que aunque simple es muy potente.
Yo tenía el mismo problema que tú, por eso comento lo de “cambiar de hábitos“, cosas como éstas son las que más cuestan, ya que según los profesionales en GTD usamos muy mal la agenda, tendemos a usarla para casi todo cuando deberíamos hacer al contrario. En la agenda debemos apuntar única y exclusivamente las cosas que hay que hacer a una determinada hora y día, nada más. Una agenda sobrecargada de cosas, citas y tareas es el colmo del estrés…
Referente a tu última pregunta, me temo que no puedo ayudarte mucho, ya que nunca me he visto en la necesidad de tener que gestionar grandes proyectos, pero te comento lo que yo hago en RTM: Yo tengo una única lista de proyectos donde tengo todos listados llamada “Lista de Proyectos”, a cada uno de ellos le asigno un código numérico de tres cifras en función de su prioridad seguido del nombre del proyecto, por ejemplo “p001“. De esta manera cuando voy sacando las tareas a realizar de cada proyecto las coloco en otra lista llamada “acciones siguientes” con el mismo código numérico que su proyecto y cambiando la p por una n seguido del nombre de la tarea. En estos casos uso mucho las etiquetas que permite asignar RTM a las tareas, de esta manera, cuando quiero buscar o visualizar un proyecto con sus correspondientes tareas, sólo tengo que hacer click en la etiqueta 001 y me sale en pantalla todo lo relacionado con ese código numérico, esté en la lista que esté. Es la forma más simple que he encontrado de crear subtareas en RTM.
Sé que todo esto es muy lioso contado de esta manera pero al ir haciéndolo e ir viéndolo en pantalla todo es mucho más claro y fácil de lo que parece.
No sé si tú tienes los proyectos listados también o sólo te basas en crear las tareas sabiendo a que proyecto pertenecen. En GTD es al contrario, del proyecto van saliendo las tareas y lo interesante es poderlo visualizar todo junto en un momento dado, por ejemplo para revisar qué es lo que tenemos terminado o lo que nos falta por hacer de un mismo proyecto.
Ten en cuenta también, que yo estoy ciñéndome a lo aprendido en GTD. Aplico los mismos principios, que en mi caso me están funcionando, pero que es posible que a tí no te sirvan.
Espero haber podido ayudarte, aunque sólo sea un poquito…
Saludos!